YÖNETİMDE PROTOKOL KURALLARI

Yönetimde protokol, bir anlamda “Resmi Görgü Kuralları” demektir.

•         Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

•         Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne “Ağabey “ diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona “ Sayın Müdürüm, sayın Başkanım” demek durumundadır

•         Yöneticinize daima saygılı hitap edin.Ona taşıdığı unvanına göre” Sayın …….” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi” diye hitap edin.

•         Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın ……” veya “ Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.

•         İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin.

•         Yöneticiniz “Buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “Müsaadenizle Efendim” diyerek oturun.

•         Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın.

•         Üstünüz ve yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.

•         Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın.

 

         Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “ Memnun oldum,  teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.

 

•         Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun.

 

•       En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.

 

•       Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle ön ilişki kurun.

•       Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın.

•       Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.

•       Protokolde üst daima sağdadır.

•       Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.

•       Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin.

•       Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin.

•       Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun.

•       Statünüzü koruyun.

•       Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.

•       Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır.

•       Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur.

•       Konuşma sırasını buna göre belirleyin.

•       Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.

•       Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.

•       Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur.

•       Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.

•       Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de., üstünüz veya akranınızın kendisi ise , o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin.

•       Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayıp uğurlayın.

•       Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın.

•       Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın.

•       Tokalaşmada önce el uzatma  hakkı üst olana aittir.

•       Denetim için gelenlere fiziki durum mümkünse ayrı bir çalışma odası tahsis edin.

•       Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize  veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın.

•       Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun.

•       Onu kendi astınız durumuna düşürmeyin.

•       Baş yöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Vali’yi   geldiklerinde makam koltuğunuza  buyur edin.

•       Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin.

•       Akranlarınızı kabul ederken, eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir.

•       İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.

•       Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin.

•       Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.

•       Toplantı esnasında çevrenizdekileri görmenizi ve göz iletişimini engelleyecek büyüklükte çiçekleri masayı koymayın

•       Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça:

     Telefonla görüşmeyin,

      Evrak imzalamayın,

      Başka şeylerle meşgul olmayın.

      Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.

                                  

•         Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun.

 

•         Çünkü,” makam” , otorite ve hiyerarşi demektir.

 

•         Akranlarınıza ve astlarınıza adıyla veya ünvanıyla “Ali Bey”,  “Müdür Bey” , “Sayın Öztürk” veya “Sayın Milli Eğitim Müdürü” “ Sayın Şef “ diye hitap edin.

 

•         Kurum içinde ast veya üstlerinize “Kızım” “üstat” “oğlum” “ağabey”  “yenge” “yeğen” ”abla” demekten kaçının.

 

•         Erkeklere” beyefendi”, kadınlara “ hanımefendi” diye hitabedin.

•         Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın.(telefonu açan)

•         Unutmayın, telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır.

•         Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce  siz telefonu kapatmayın.

•         Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.

•         Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir

•         Resmi konuşma yaparken;

            Kesinlikle “ ben” demeyin,

            “Biz” veya “Teşkilatımız”,“Müdürlüğümüz” “büromuz” deyin.

•         Başkalarına daima “Siz” diye hitabedin. Her zaman ve herkese  “Lütfen”  deyin ve teşekkür edin.

 

•         Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin.(zaman hırsızlığı yapmayın)

•         Ne önce gidip zaman kaybedin, ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.

•         Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur.

•         Tanıştırmada;

                        Küçüğü büyüğe,

                      Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve   soyadıyla takdim edin.

•         Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.

 

•         Protokolde daima;

                Küçük büyüğe,

                Kadın erkeğe,

                Ast üste selam verir.

•         Akranlarınıza da önce siz selam verin.

•         Astlarınızın selamlarına da mukabele edin.

•         Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.

•         Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.

•         Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır. Kadın elini uzattığında erkek ona mukabele etmelidir.

•         Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz.

•         Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.

•         Tebrikatta,tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.(Vali,Vali Yrd.M.E.Md.Md.Teftiş Krl.Bşk.Md.Yrd.Şb.Md. Ok.Md. Şef)

 

•         Protokolde ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.

 

•         Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.

 

•         İşyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle özel ilişkilere girişmeyin.(borç isteme, özel iş buyurma)

•         Mesai arkadaşlarınızı,astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi, özel ve önemli günlerinde kutlamayı  ihmal etmeyin.

•         Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.

Sonuç olarak!

Yönetimde başarılı sonuçlar, protokol sistemi içinde, olumlu insan ilişkileri temeline dayanır.

Unutmayınız….